CODICE ETICO

PREMESSA
L’etica non è solo un insieme di regole, ma una scelta culturale.
Per Ken Scent etica significa integrare il rispetto per le persone, per l’ambiente e per la comunità nelle scelte quotidiane. Significa operare con consapevolezza, agire con trasparenza e coltivare relazioni che generano valore umano oltre che professionale.
Questo Codice Etico rappresenta il quadro di riferimento che guida il nostro lavoro e le nostre decisioni, ed è la base sulla quale costruiamo la qualità dei servizi che offriamo.
Questa cultura si basa naturalmente sul rispetto di leggi e regolamenti e, parimenti, sul rispetto dei valori della nostra azienda, ma anche sulla fiducia e sull’integrità. Deve essere perseguito da tutti i dipendenti e collaboratori nelle loro attività quotidiane, indipendentemente dalla nazionalità, dal luogo, dalla posizione o dall'anzianità di servizio. Il nostro Codice Etico stabilisce i principi fondamentali che inquadrano e guidano le nostre azioni quotidiane. Il Codice Etico crea un contesto che tutti dobbiamo adottare nelle nostre attività professionali quando interagiamo con dipendenti, clienti, azionisti, fornitori, e partner commerciali. Definisce inoltre il nostro impegno per l'ambiente, volto a tutelare e ridurre l'impatto su di esso, e sulla società in generale, in cui è nostra intenzione svolgere un ruolo positivo come azienda socialmente responsabile, impegnata e responsabile.
I programmi di formazione e consapevolezza etica sono a disposizione di tutti i dipendenti dell'azienda. Questo programma offre a tutti i dipendenti gli strumenti per capire cosa ci si aspetta da loro e per guidarli nel rispetto dei principi etici aziendali attraverso l'utilizzo di scenari specifici ed esempi rilevanti.

I NOSTRI PRINCIPI ETICI
La società Ken Scent garantisce un comportamento onesto e responsabile. L'adozione di un approccio etico al business in ogni circostanza è garanzia di longevità. Il successo e lo sviluppo sostenibile nei nostri mercati dipendono dalla fiducia di clienti, dipendenti, azionisti, fornitori, partner commerciali e comunità locali. Questa fiducia si costruisce nel tempo e va meritata ogni giorno.
Il Codice Etico Ken Scent viene aggiornato regolarmente e persegue un duplice obiettivo:
-definire i principi etici dell'azienda in modo semplice e metodico
- rivolgersi a tutti i nostri interlocutori interni ed esterni all’azienda
I principi etici condivisi da tutti noi sono:
• lavorare con integrità, responsabilità e autenticità;
• rispettare le normative vigenti;
• proteggere la dignità e i diritti di ogni persona;
• agire con attenzione verso l’ambiente e le risorse comuni;
• coltivare collaborazioni leali e trasparenti;
• custodire con cura la riservatezza delle informazioni;
• promuovere un ecosistema di lavoro che favorisca crescita, creatività e benessere;
• contribuire a modelli di socialità più collaborativi, inclusivi, e sereni.
Ogni dipendente o collaboratore di Ken Scent deve conoscere il Codice Etico e i relativi principi, e prima di agire è tenuto a riflettere, soprattutto in caso di dubbi sui comportamenti; I dipendenti devono inoltre essere vigili, chiedere aiuto se non sono in grado di risolvere i dilemmi etici che devono affrontare e segnalare eventuali problemi o violazioni del Codice Etico. Ci impegniamo a prevenire e sanzionare le violazioni del Codice Etico della Società e ad adottare le necessarie azioni correttive.

DIPENDENTI E COLLABORATORI
Per aiutare tutti i dipendenti a svolgere le proprie funzioni con successo e secondo le regole e i principi etici aziendali, i Manager sono responsabili dell'incorporazione dei valori e dei principi etici dell'azienda, devono rappresentare un esempio personale di condotta, e devono garantire che i propri team applichino e rispettino il Codice Etico. Sono i garanti della diffusione dei messaggi e delle buone pratiche fondamentali all'interno dell'azienda e sono in prima linea nell'ascoltare e supportare i propri team, in caso di questioni etiche o dilemmi, incoraggiandoli ad esprimere liberamente i propri dubbi e problemi.
Ci impegniamo a rispettare e attuare i seguenti valori e regole nei nostri rapporti professionali: Integrità, lealtà e responsabilità. In generale, i nostri comportamenti quotidiani legati all'attività professionale, sul posto di lavoro o in trasferta, devono garantire il rispetto dei principi etici aziendali e tutelare gli interessi e l'immagine dell'azienda. Dobbiamo garantire a colleghi e collaboratori il rispetto e la correttezza e la certezza di un ambiente di lavoro motivante, che rispetti la dignità e i diritti di ciascuno e che favorisca lo sviluppo e il benessere. Intendiamo promuovere una politica delle risorse umane che contribuisca alla professionalità, motivazione e soddisfazione lavorativa di ciascuno, offrendo opportunità di formazione, mobilità e promozione interna, e sviluppando l'integrazione professionale di ciascuno. Offriamo un ambiente di lavoro rispettoso della legislazione sociale, in linea con le leggi e i regolamenti in materia di ambiente, igiene e sicurezza. Incoraggiamo la libertà di espressione dei dipendenti dell'azienda. Ken Scent non tollera alcuna forma di molestia, discriminazione, intimidazione, bullismo o comportamento umiliante di natura psicologica, sessuale o che costituisca abuso di potere. Ciascun individuo è responsabile ed è tenuto a non comportarsi in modo da ledere l'integrità e i diritti altrui. Ken Scent crede che la diversità sia all'origine della creatività e dell'innovazione. Prestiamo grande attenzione allo sviluppo di un approccio inclusivo che tenga conto di tutte le differenze, in modo che ognuno abbia l'opportunità di essere se stesso. Per questo ci impegniamo a diffondere una cultura dell'uguaglianza a tutti i livelli dell'organizzazione e offriamo ai nostri team un ambiente di lavoro aperto e stimolante, libero da ogni tipo di discriminazione, che contribuisce al successo dell'azienda. Promuoviamo la parità di opportunità e di trattamento. In questo contesto, affermiamo il nostro impegno per una maggiore diversità e uguaglianza di genere in tutti i ruoli e posizioni a tutti i livelli gerarchici della società, soprattutto ponendo fine alla dispersione del talento femminile lungo la linea gerarchica. Benessere sul lavoro, equilibrio tra vita privata e vita lavorativa. Per garantire che i nostri dipendenti mantengano un buon equilibrio tra lavoro e vita privata e per sostenere il benessere sul lavoro di ogni individuo, Ken Scent si impegna a promuovere un ambiente di lavoro solidale, attento e produttivo. A tal fine, l'azienda attua politiche e meccanismi in grado di facilitare la quotidianità di ogni individuo e la qualità della vita professionale: lavoro a distanza, congedi parentali, giornate di benessere. Inoltre, Ken Scent fornisce anche ai propri dipendenti una formazione sulla consapevolezza della violenza domestica e del suo impatto sul mondo del lavoro, con la certezza del suo ruolo nel rendere l'azienda un luogo sicuro e accogliente per tutte le donne.

RISERVATEZZA COMMERCIALE
I dipendenti, nell'ambito degli scambi e delle interazioni con gli interlocutori interni ed esterni all'azienda, si impegnano a: • tutelare la riservatezza commerciale nel rispetto degli accordi sottoscritti e dei principi di riservatezza, vietandone la divulgazione non autorizzata; • limitare rigorosamente la diffusione delle informazioni ai soli soggetti interessati e debitamente autorizzati; • preservare e proteggere i dati riservati di cui sono responsabili.

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DEI DIPENDENTI E COLLABORATORI
Riconosciamo il valore dei dati dei nostri dipendenti, di cui rispettiamo e proteggiamo la privacy. A tal fine, tutti i dipendenti della società Ken Scent godono dei seguenti diritti: • informativa corretta del trattamento dei dati e previo consenso, ove pertinente, • diritto di opporsi al trattamento dei dati laddove sussista un legittimo interesse, • il diritto all'accesso e alla rettifica dei dati, • l'accesso ai dati è limitato a un numero limitato di persone, • il diritto all'oblio dopo aver lasciato l'azienda, purché ne ricorrano i presupposti. Poiché Ken Scent opera in un settore innovativo, alcuni dipendenti potrebbero avere accesso a dati che hanno un valore di mercato potenzialmente elevato. Ken Scent è consapevole del rischio di violazione dei dati e si impegna pertanto a migliorare la sicurezza dei dati.

USO RESPONSABILE DEI BENI AZIENDALI
Ogni dipendente si impegna ad evitare usi impropri, sprechi o usi impropri delle risorse aziendali. In particolare, per quanto riguarda le risorse materiali (telefono, veicoli, computer, ecc.), i dipendenti si impegnano ad osservare le relative istruzioni per l'uso, debitamente comunicate. Relativamente ai beni immateriali (Internet, posta elettronica, ecc.), l'uso personale può essere occasionalmente tollerato, purché non incida negativamente sul corretto svolgimento dell'attività professionale. Pratichiamo un uso ragionevole dei social network e dei siti web personali. Incoraggiamo il personale ad agire come ambasciatori dell'azienda. Tuttavia, solo le persone debitamente autorizzate a tale scopo all'interno dell'azienda possono comunicare per conto dell'azienda. È consentito parlare dell'azienda, ma non per conto dell'azienda. Ogni dipendente rappresenta i valori professionali dell'azienda nella sfera pubblica e privata, inclusi i social network e i siti web personali. Per questo motivo, siamo obbligati ad agire con integrità e discernimento professionale quando esprimiamo le nostre opinioni su questioni che sono direttamente o indirettamente correlate a Ken Scent al fine di preservarne l'immagine e la reputazione. Dobbiamo garantire che non vi sia confusione tra le nostre opinioni e interessi personali e quelli della società. Per questo motivo, i dipendenti che agiscono con la propria identità o la cui identità è associata al luogo di lavoro sui social network e nei forum di discussione devono specificare che le loro azioni sono azioni personali che non riflettono l'immagine o la posizione dell'azienda sugli argomenti trattati.

I NOSTRI CLIENTI
Integrità, sicurezza e qualità. Dedichiamo la parte migliore della nostra attività professionale ai clienti, per soddisfarli e meritare la loro fiducia. La società eroga servizi conformi alle normative e fornisce informazioni trasparenti, affidabili e corrette. Ci impegniamo per garantire equità e rispetto, senza applicare discriminazioni o giudizi, e accogliendo l’unicità, l’identità, e i valori di ciascuna persona.

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DEI CLIENTI
I nostri clienti decidono liberamente quali informazioni personali comunicarci; da parte nostra, assicuriamo che sia preservata la riservatezza dei loro dati personali, nel rispetto degli impegni che abbiamo assunto nei loro confronti, e nel rispetto della legge applicabile. L'azienda riconosce il valore dei dati che clienti e contatti le comunicano e le affidano. Operando in un settore innovativo, l'azienda dispone di dati su clienti con un valore di mercato potenzialmente elevato. Consapevole del rischio di violazione dei dati, l'azienda non si concentra solo sul rispetto del regolamento generale sulla protezione dei dati, ma garantisce anche la migliore protezione possibile dei dati dei propri clienti.

I NOSTRI AZIONISTI
Integrità delle informazioni. Operiamo in linea con i migliori standard e pratiche di corporate governance in vigore. Dobbiamo meritare la fiducia e il sostegno degli azionisti utilizzando le risorse dell'azienda in modo responsabile ed efficace. Dobbiamo garantire che le loro informazioni finanziarie siano complete, precise e accurate. Rispettiamo le norme contabili e finanziarie vigenti.

I NOSTRI PARTNER COMMERCIALI
Ci sforziamo, in ogni circostanza, di mantenere rapporti commerciali equi e leali. La società comunica i principi etici che devono guidare lo svolgimento dell'attività dei propri dipendenti e partner commerciali, in particolare per quanto riguarda il rispetto di leggi e regolamenti.

IMPEGNI DEI NOSTRI FORNITORI
La collaborazione etica si estende anche al mondo esterno.
Ken Scent seleziona i propri fornitori e partner sulla base di criteri di integrità, affidabilità, rispetto dei diritti delle persone, tutela dell’ambiente e qualità del lavoro.
Monitoriamo periodicamente la coerenza dei valori dei partner con i nostri e offriamo supporto per favorire un miglioramento continuo.
Non collaboriamo con soggetti che non condividano i nostri principi fondamentali.

CONFLITTO DI INTERESSI
I dipendenti di Ken Scent non devono trovarsi in situazioni in cui i loro interessi personali o quelli dei loro familiari o parenti stretti possano entrare in conflitto con gli interessi della società, o rischino di ledere la loro indipendenza di giudizio, la loro onorabilità professionale, l'immagine o la reputazione della società. Situazioni simili rappresentano un conflitto di interessi. Le seguenti situazioni possono dar luogo a un conflitto di interessi e devono pertanto essere evitate in quanto contrarie agli interessi dell'azienda: • Lavorare per conto terzi con interessi in conflitto con quelli di Ken Scent. • mantenere interessi personali, finanziari o commerciali e promuovere situazioni che potrebbero interferire con le azioni e/o i processi decisionali di Ken Scent. • mantenere rapporti di lavoro irrilevanti con diretti superiori o subordinati. • ricevere regali o inviti che potrebbero influenzare il giudizio personale. • influenzare la selezione o la scelta di un fornitore di servizi per promuovere i propri interessi personali o quelli di parenti stretti. Nel caso in cui un dipendente si trovi di fronte a un rischio di conflitto di interessi, deve informare immediatamente la gerarchia diretta o indiretta, o qualsiasi altro organo o dirigenza rilevante, e deve astenersi dall'interferire in alcun modo nei rapporti che la società intrattiene con la terza parte in questione fino a quando non viene trovata una soluzione.

FRODI
La frode si riferisce generalmente a un atto ingannevole contro un individuo o un'azienda al fine di istigare la persona o l'azienda a fornire illegalmente denaro, beni o altre risorse (come informazioni preziose). Ecco alcuni esempi di frode: • contraffazione; • furto d'identità; • bonifici falsi o fraudolenti; • attacchi informatici. La lotta alle frodi rappresenta un impegno etico per la corretta conduzione degli affari e richiede una vigilanza costante. Qualsiasi azione fraudolenta è riprovevole e possono essere attuate misure disciplinari.

CONCORRENZA SLEALE
La legge sulla concorrenza è stata creata per garantire che tutte le aziende si adoperino per una concorrenza leale al fine di offrire servizi di alta qualità ai prezzi migliori. Ken Scent crede fermamente in una concorrenza aperta e leale, che rappresenta un fattore di progresso economico e sociale in termini di prezzi, qualità e portata dell'offerta, nell'interesse dei clienti. Ken Scent intende pertanto attenersi rigorosamente alla normativa applicabile alla concorrenza.

IL NOSTRO AMBIENTE
La sostenibilità è parte integrante della nostra identità.
Ci impegniamo a ridurre l’impatto ambientale delle nostre attività e a promuovere comportamenti responsabili: dall’uso quotidiano delle risorse all’adozione di pratiche sostenibili all’interno dei nostri servizi e collaborazioni.
Crediamo che ogni scelta possa contribuire alla tutela del pianeta e al benessere delle generazioni future.

IL NOSTRO RUOLO NELLA SOCIETÀ
Ken Scent intende essere un attore positivo nella comunità.
Sosteniamo il dialogo con istituzioni, associazioni, enti e realtà sociali.
La nostra attività contribuisce allo sviluppo di una cultura della consapevolezza, della gentilezza e della responsabilità condivisa.